Facturation automatique

Le tutoriel en un coup d'oeil :

Difficulté : Faible
Temps : Entre 30 et 45min
Marériel : Claris Works depuis la version 3.0 (et peut-être même avant)

Les rubriques :

Nous allons utiliser une base de donnée pour stocker tous les articles vendus. Il vous faut, ensuite, définir les rubriques utiles pour décrire les produits dans les fiches.

Les articles sont définis dans un menu local (ici : T-Shirt, Sweet-Shirt et Auto-collant), cela va nous permettre d'en définir le prix automatiquement. Créez une rubrique "Prix" de type calcul et entrez cette formule :

=
SI('Article'=1;PrixDuPremierArticle;0)
+
SI('Article'=2;PrixDuDeuxièmeArticle;0)
+
SI('Article'=3;PrixDuTroisièmeArticle;0)

Cela permet, en fonction du numéro de l'élément séléctionné dans le menu local "Article", de définir un prix. Il faut bien sûr remplacer PrixDu... par son prix.

Il faut ensuite faire le total. Il suffit de créer une rubrique "Total article" de type calcul qui recevra une formule du type :

= 'Prix' * 'Quantité'

Cliquez maintenant sur "Fin".

Définir un beau modèle :

Vous pouvez déja utiliser la base, mais c'est pas beau, ça fait pas le total général (de factures cumulées) et y a mêm pas votre nom ! Mais bon, ça marche et c'est déjà pas mal.

C'est pour toutes ces raisons que nous allons créer un modèle. Allez dans le menu "Sélection", et demandez "Nouveau modèle...", donnez lui un nom et validez. Toujours dans le menu "Sélection", choisissez "Modèle".

Ce que vous voyez est le squelette des fiches, vous pouvez ici modifier leur mise en page. Pour commencez, double-cliquez sur "Prix" et demandez le format monaie avec un précision de 2 (c'est le nombre de chiffres laissés après la virgule). Faites de même pour "Total article". Pour que le menu local apparaisse comme un simple texte, double cliquez dessus et décochez les cases "Titre du menu", "Icône du menu", "Cadre du menu". Choisissez vos polices, couleurs... et faite une mise en page adaptée à une liste. Vous pouvez même supprimer des rubrique non utiles (ici le nom du client, car nous le ferons apparaître dans l'en-tête).

Créez ensuite un en-tête et un pied de page avec la commande "Insérer un élément de page..." du menu sélection. Mettez-y le nom de votre société, le numéro de page, la légende, la date... ces éléments apparaîtront sur toutes les pages.

Total général :

Pour faire le total des fiches affichées, allez dans le menu "Sélection" puis "Insérer un élément de page..." et choisissez un "Récapitulatif de pied de page" ou un "Récapitulatif d'en-tête". Ces éléments apparaissent une seule fois dans tout le document. Pour créer la rubrique qui accueillera ce calcul, retournez dans le menu "Sélection" où vous demanderez "Définir les rubriques...". La rubrique (nommée "Total", par exemple) sera de type statistique et recervera cette formule :

= SOMME('Total article')

Placez cette rubrique dans un récapitulatif. Vous pouvez mettre aussi le nom dans le récapitulatif d'en-tête, il suffit de mettre la rubrique "Nom du client" dans le récatitulatif, le nom affiché sera celui de la première fiche. Faites les dernières retouches dans la mise en page.

Utilisation :

Vous pouvez repasser en mode utilisation via le menu "Séléction" et remplir vos fiches. Pour remplir tous les champs (même ceux effacés dans le modèle actuel), demandez le modèle "Modèle 1". Une fois ce travail fait, repassez de la même manière au modèle "Factureur". Pour masquer des fiches, sélectionnez-les et demandez "Fiches déselectionnées seul" du menu "Options".

Voilà, y a plus qu'à imprimer !