Tout savoir sur le courrier électronique (e-mail)
Par Contributeur - Publié le
Principe de base
Un e-mail (courrier électronique, abrégé en "courriel", en bon français) est un message virtuel envoyé d'un expéditeur à un destinataire, comme une bonne vieille lettre.
Les pré-requis pour envoyer et recevoir du courrier électronique sont assez simples, il vous faut :
- une adresse e-mail (vous ne pouvez pas envoyer de message sans avoir d'adresse d'expéditeur : à qui répondraient vos destinataires ?)
- un hébergeur qui possède un serveur sur lequel sera stocké votre courrier reçu : votre boîte aux lettres.
- un logiciel client, pour écrire vos messages, se connecter aux serveurs d'envoi pour les expédier, et au serveur de réception pour relever le courrier que vous avez reçu.
L'adresse e-mail
Décortiquons !
1/ L'hébergeur, c'est l'entité à qui appartient le serveur où vous allez stocker votre boîte aux lettres. La plupart des fournisseurs d'accès à Internet proposent gratuitement ce service, de même que de nombreux autres prestataires sur Internet.
Quelques questions à vous poser pour vous aider à vous décider :
- Combien ça coûte ?
Il existe aujourd'hui tellement de services d'e-mail gratuits qu'il serait vraiment dommage d'en prendre un payant, à moins que vous n'ayiez besoin de fonctions avancées (plus de stockage, services en ligne) que ne proposent pas les prestataires gratuits.
- De quel espace vais-je disposer pour stocker tout mon courrier ?
Très vite, vous allez vous faire des contacts, envoyer et recevoir plusieurs messages par jour, et vous avez autre chose à faire que de vérifier tous les jours que votre boîte n'est pas pleine (et de faire le ménage le cas échéant). Un e-mail avec de lourdes pièces jointes peut peser plusieurs mega-octet, parfois plus d'une dizaine de mega-octets pour un seul message...
- Quels protocoles sont gérés par le serveur pour relever mon courrier ?
On en parle un peu plus bas, pas de panique si vous ne savez pas encore ce que c'est, retenez simplement que les prestataires ne se valent pas tous sur ce point qui est primordial dans le choix, car lourd de conséquences à l'usage (je vais encore devoir dire du mal de Hotmail...)
- Dois-je créer un adresse e-mail chez mon fournisseur d'accès à Internet (F.A.I.) ?
C'est rapide, c'est facile, et c'est même souvent déjà fait automatiquement lors de votre inscription (chez Orange ou Free par exemple). Seul "petit" bémol à vérifier : qu'adviendra-t-il de votre compte e-mail et de votre courrier stocké sur le serveur de votre F.A.I. le jour où vous en changez ? Voilà une question à lui poser avant de vous engager !
C'est pour cette raison que l'exemple utilisé dans cet article est une adresse créée sur LaPoste.net, qui est un hébergeur gratuit de comptes mail standard (POP et IMAP), totalement indépendant du fournisseur d'accès à Internet.
2/ Le nom du compte, c'est l'identifiant que vous choisissez afin que vos ami(e)s puissent vous écrire. Le choix est généralement très ouvert selon le serveur, à vous de décider selon l'usage si vous vous en tenez au classique "prenom.nom", ou si vous optez pour un surnom de votre choix. Quelques restrictions techniques toutefois dans la création du nom du compte : si le point, le tiret - et le souligné _ sont autorisés, la plupart des autres caractères spéciaux (y compris les accents) et les espaces sont interdits par le serveur.
Exemple : supposons qu'un Jérémy de Bièrofrai (excellent jeu de mot, merci...) souhaite créer une adresse e-mail gratuitement chez LaPoste.
Il peut utiliser par exemple les adresses suivantes (sous réserve qu'elles ne soient pas déjà attribuées, mais vu le nom, j'en doute...) : "jeremy_de_bierofrai@laposte.net", "jeremydebierofrai@laposte.net", "jeremy-de-bierofrai@laposte.net".
Par contre les adresses suivantes seront impossibles à créer : "jérémy_de_bièrofrai@laposte.net" (à cause des accents), "jeremy de bierofrai@laposte.net" (à cause des espaces). D'autre part, les lettres capitales sont inutiles, la plupart des serveurs acceptent indifféremment des minuscules ou des majuscules : les adresses "jeremy_de_bierofrai@laposte.net" et "Jeremy_De_Bierofrai@laposte.net" sont identiques et équivalentes.
Lors de la création d'un compte e-mail, pensez avant tout à l'usage que vous allez en faire, les personnes à qui vous allez la communiquer : pour une adresse professionnelle "petit_lapin_rose_des_bois_1982@hotmail.com" n'est peut-être par forcément un choix très pertinent, de même qu'une adresse compliquée à retenir comme "0P9O8I7U6Y5T4R3E2Z1A@laposte.net". De manière générale, pour simplifier la vie de vos contacts qui devront retenir et taper votre adresse, mieux vaut faire court et simple à retenir pour les autres.
Enfin, à tout compte e-mail est associé un mot de passe que vous avez choisi (ou qu'on vous a donné) lors de la création du compte, il s'agit bien évidement :
- de le retenir (ne pas perdre les clés de la boîte aux lettres, sinon on aura du mal à relever le courrier qui est arrivé)
- de ne jamais le communiquer (tout comme vous évitez de donner vos clés, ou le code de votre carte bleue : un mot de passe est secret et doit le rester)
Le webmail : envoyer et recevoir du courrier
Maintenant que vous avez votre jolie adresse "jeremy.de-bierofrai@laposte.net" et que vous avez commencé à la donner à vos contacts pour qu'ils vous écrivent, il est temps d'apprendre à aller relever votre courrier d'une part, et à savoir comment en envoyer d'autre part. Le plus simple dans un premier temps est de vous connecter au "webmail".
Le webmail est tout simplement un site Internet mis en place par le fournisseur de votre adresse e-mail, et dédié à la gestion de votre compte e-mail.
Lancez Safari (ou Firefox ou un autre navigateur, selon votre religion) et connectez-vous à l'adresse du webmail (adresse qui a dû vous être communiquée lors de la création du compte, et qui dépend évidemment de l'hébergeur choisi). Dans notre exemple, il s'agit donc du webmail du site de la Poste (http://webmail.laposte.net)
Une fois connecté avec votre nom d'utilisateur (le nom du compte, généralement la partie avant le @ de votre adresse) et votre mot de passe (vous ne l'avez pas oublié, celui-là, hein ?), vous arrivez sur une interface de gestion de votre courrier : messages reçus, envoyés, brouillons en cours de rédaction, corbeille pour supprimer les messages que vous ne souhaitez pas conserver, ...
Configurer un logiciel client : Mail
L'intérêt d'utiliser un logiciel client de messagerie par rapport à un webmail est multiple : d'une part, il peut aller relever le courrier sur le serveur distant à votre place à intervalle régulier, ce qui vous évite d'aller vous-même ouvrir votre boîte aux lettres toutes les heures.
D'autre part, il vous permet de sauvegarder et d'organiser vos courriers sur votre ordinateur, avec nettement plus de possibilités qu'en ligne (sur le webmail). Le logiciel client de mail est donc votre secrétaire virtuelle, qui vous remplacera quand vous en aurez assez d'aller tous les jours sur le webmail.
Bien évidemment, il est important de bien le configurer, notamment en lui donnant les renseignements qui lui permettront de bien interagir avec le serveur, pour relever et envoyer correctement votre courrier.
Pour relever le courrier, votre logiciel a besoin que vous lui donniez les renseignements suivants :
- l'adresse du serveur de réception
- le nom du compte e-mail à relever
- le mot de passe associé à ce compte
La réception de courrier : POP ou IMAP ?
Pour relever votre courrier, il existe deux possibilités d'interaction entre votre logiciel client et le serveur distant : les protocoles POP ou IMAP.
Le plus simple, le POP, se contente de deux choses :
- copier les nouveaux messages depuis le serveur vers votre logiciel client.
- supprimer le courrier ancien du serveur (après l'avoir copié dans votre ordinateur, évidemment) pour faire de la place dans votre boîte de réception.
C'est le protocole que vous utiliserez si vous débutez : le délai (entre la réception et la suppression d'un message) laisse le temps d'accéder à son courrier par le webmail, en cas de problème sur le logiciel client.
Le plus évolué, l'IMAP, permet de conserver un contenu identique entre le serveur et le client :
- un message relevé et lu par le logiciel client est immédiatement marqué comme lu sur le serveur
- un message supprimé dans le logiciel client l'est immédiatement sur le serveur, et inversement : si vous supprimez du courrier via le webmail, il sera supprimé de votre ordinateur à la prochaine synchronisation IMAP entre le logiciel client et le serveur.
L'IMAP prend tout son sens quand on utilise plusieurs ordinateurs pour accéder au même compte e-mail : un message lu sur un ordinateur sera automatiquement marqué comme lu sur l'autre. On peut donc résumer l'IMAP à une synchronisation permanente et quasi-immédiate entre le(s) client(s) et le serveur.
L'envoi de courrier : le serveur SMTP
Pour pouvoir envoyer du courrier, il faudra également donner à votre logiciel client l'adresse du serveur d'envoi (SMTP). En effet, pour rompre un peu l'analogie avec le courrier postal traditionnel, une différence de taille est la séparation des services : l'envoi et la réception d'un e-mail sont deux mécanismes différents totalement indépendants. Comme si deux postiers complètement indépendants se croisaient, un pour envoyer vos missives au(x) destinataire(s), et l'autre pour vous faire parvenir ce qui vous est adressé.
De plus en plus, en France, les fournisseurs d'accès à Internet forcent le passage du courrier sortant (envoyé) par leur serveur SMTP. La configuration du serveur d'envoi dépend donc de votre fournisseur d'accès à Internet (Télé2, dans cet exemple) et pas de l'hébergeur de l'adresse e-mail (ici, LaPoste). L'identifiant et le mot de passe qui peuvent éventuellement être demandés pour se connecter au serveur d'envoi ne sont donc pas ceux du compte de courrier e-mail, mais sont ceux fournis par votre fournisseur d'accès à Internet. Envoi et réception étant indépendant, un même serveur SMTP pourra donc être utilisé pour différents comptes de courrier e-mail.
L'opération se déroule en 4 étapes :
- L'utilisateur expéditeur compose son e-mail depuis un logiciel client, et l'envoie au(x) destinataire(s).
- Le logiciel client envoie le message au serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
- Le serveur SMTP transmet le courrier au serveur de réception de chacun des destinataires.
- L'utilisateur destinataire utilise son logiciel client pour se connecter (par POP ou IMAP) à son serveur de réception et récupérer le message dans son logiciel client.
Écrire un message : les différents destinataires
Supposons que je veuille écrire un e-mail à 5 personnes : Steven, Joe, Tom, Brad et Joey :
Le champ À : le destinataire principal
Tout comme vous écririez l'adresse du destinataire sur l'enveloppe d'une lettre, il faut bien indiquer l'adresse e-mail de la personne à laquelle vous voulez envoyer ce message.
Ici, j'écris à Steven en priorité (par ordre d'importance hiérarchique), donc je l'indique comme destinataire dans le champ À
Le champ CC : les destinataires secondaires
Magie du virtuel, ça ne vous coûtera pas plus cher d'envoyer le même message à plusieurs personnes. Joe et Tom recevront donc le même message, au même titre que Steven.
Le champ CCi : les destinataires cachés
Le champ CCi est un champ d'ajout de destinataires multiples, au même titre que le champ CC. Brad et Joey recevrons donc ce message, de manière exactement identique à Joe et Tom (et à Steven).
La différence est que le contenu du champ CCi sera effacé par le serveur de réception, de sorte qu'aucun des destinataires ne saura que l'e-mail a été reçu par les destinataires du champ CCi. Donc Steven, Joe, Tom, Brad et Joey recevront bien le même message, mais seuls Steven, Joe et Tom seront mentionnés comme destinataires, ils ne verront pas que Brad et Joey l'ont reçu aussi.
Il est ainsi possible de lutter contre le spam, en minimisant le nombre d'adresses e-mail qui circulent lors d'envois massifs (listes de diffusions, chaînes de lettre, ...) en utilisant le champ CCi afin d'éviter que chacun des destinataires ne puisse voir et récupérer l'adresse e-mail de tous les autres destinataires.
Conclusion
POP, IMAP, SMTP, webmail, ... Vous savez maintenant tout pour utiliser correctement le courrier électronique. À vous d'en faire bon usage, tout en luttant activement contre le spam !
Pour finir, deux liens utiles :
La page de support du logiciel Mail d'Apple.
Les forums de Mac4Ever dédiés aux questions sur Internet et l'e-mail.
